Skriva rapporter


IMG_2149I mitt dagliga arbete som konsult ingår det att dokumentera denna. ”Varför”? frågar en del. ”Är det inte viktigare att jobba med de mer operationella målen, försäljning, kundmöten, ”coldcall” ”etc. Absolut är det viktigt, men jag har lärt mig under årens lopp att en god dokumentationsvana lägger grunden för det operativa. Det skapar bra arbetsrutiner som enkelt kan implementeras på arbetsplatser som jag jobbar med.

Dokumentringen ska inte vara större än själva verksamheten.  När jag är på ett möte blir protokollet ungefär en A4:a sida, men det innehåller det som vi har pratat om och vilka beslut vi har fattat. Av protokoll kan man sammanställa rapporter vilket ibland efterfrågas.

I förra veckan ville VD.n, för ett bolag som jag jobbar med, ha en skriven en rapport på hur försäljningen i bolaget skulle kunna öka samt en presentation gjord. Han ville dels ha mina tankar och idéer utifrån det som jag hade sett och hört, men det skulle även finnas med en ”actionplan” på ett realistiskt genomförande. Mötet med honom var på tisdagen och rapporten samt presentationen skulle vara klar torsdag eftermiddag. På fredagen skulle dragningen ske inför ledningen och då skulle beslut fattas omkring försäljningen. Tack vare den goda dokumentationen som jag hade använt mig av tog det 3-4 timmar att sätta ihop rapporten och sedan ytterligare 2 timmar att göra presentationen.

Dokumentationen kan ligga till grund för att skapa bra arbetsrutiner. I ett annat bolag som jag jobbade med hade man rekryterat en ny försäljare. Denna hade ett bra CV, men hade nu i detta företag inte kommit igång med försäljningen. Det visade sig ganska snabbt att han visste inte vad han skulle sälja för det framgick inte. Det här är mycket vanligt, man anställer en bra säljare och sedan gör man inget mer. En säljare behöver utbildas, säljmaterial, säljstrategier etc. för att skapa det behövs det finnas en dokumentation att basera materialet på.

Slutligen hjälper dokumentationen till med att ligga till grund för dig själv. Alla dagar är inte ”roliga” men genom att ha en bra arbetsstruktur, goda arbetsrutiner, kan man jobba sig igenom tunga perioder.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

w

Ansluter till %s