Ta bort onödiga stopp inom bolagsstrukturen


2014-02-01 09.44.53-4För några år sedan jobbade jag med ett behandlingshem, där transparensen var väldigt stor. Exempelvis var all rapportering mellan de olika skiften, dag-eftermiddag och natt, öppna, så att klienter kunden sitta med och lyssna. Orsaken var att man några år tidigare hade märkt att det fanns en stor nyfikenhet i vad som sades i de ”slutna rummen”, så stor att det påverkade vårdarbetet negativt. Idén som föddes var ”istället för att vi personal går in i ”slutna rum” så bjuder vi in alla, till rapportering”. Tanken var att man ville öka dialogen till klienter så att de själva kunde känna sig mer delaktiga i sin egen behandling. Självklart fanns det invändningar, några slutade men i det stora hela fungerade detta bra. Till en början hände det inte så mycket men efter ett tag började personalens förhållningssätt att förändras. De ”slutna rummen” var både ett skydd och ”frustrationsrum” för de som jobbade där. Exempelvis hade personalen tidigare kunna använda sig av det ”slutet rummet” för att ”spy ur sig” sin frustration, men det funkade inte längre.

Jag brukar ha ovanstående exempel med mig när jag möter företag. Alla som jag träffar anser att information är viktigt men samtidigt anser de flesta att förmycket information kan vara av ondo. Därför brukar internkommunikation i bolag ”filtreras” och det är lätt hänt att ett ”slutna rum” uppstår. Självklart är företagshemligheter och strategier viktiga att ha sekretess om, men tyvärr brukar det inte stanna där. Ofta möter jag företagsledare som lever med tesen, planera för det värsta men hoppas på det bästa, vilket alltför ofta leder dem in i ”worst-case” fällan; man blir själv sin värsta fiende och skapar sina egna problem.

När företag börjar inrätta ”slutna rum” så har de till en början en funktion, exempelvis ”vi behöver ett utrymme för att diskutera strategier”. Men det är lätt hänt att allt fler ”rum” börjar finnas och i takt med att bolaget växer så bildas det runt ”rummen”, ”stuprör” mellan avdelningarna.

”Slutna rum” handlar inte så mycket om storleken i bolag, det finns även i mindre bolag, men ”slutna rum” påverkar alltid följsamheten. Om vi tänker oss att kommunikation är som vatten, som flyter fram i en fora. När vattnet möter ett hinder rinner det över eller runt om detta hinder. Är det ett större stopp skapas det en damm. De ”slutna rummen” kan ses som ett ”stopp” i kommunikationsflödet. När de är mindre så flyter kommunikationen på, men blir de större bildas det ”kommunikationsdammar” som tar väldigt mycket energi och kraft från bolag. I bolag som är unga brukar allas välvilja lösa stopp som kan uppstå, men genom att fråga sig ”hur många ”slutna rum” man behöver” och öka medvetenheten inom detta område kan man undvika onödiga stopp.

Samma fråga ska även ställas i större bolag, men där är utmaningarna ofta större eftersom man ofta har byggt ”stuprör”. Stuprör i sig är sällan ett bekymmer men när en marknad börjar röra sig snabbare blir det allt svårare att upprätthålla följsamhet och samtidigt behålla stuprören intakt.

För slutligen kommer vi till att följsamhet och anpassning är lika med överlevnad, där det alltmer handlar om att ta bort onödiga stopp men däremot bygga en vettig struktur för att hantera den marknad man är aktör på.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s